Wie man ein Intranet erfolgreich einführt

Intranet Adoption

Screenshot des insign Confluence'

Es gibt heute zahlreiche, wirklich solide Social Intranet-Lösungen, die jedem Unternehmen spürbaren Mehrwert zuführen. Doch führt die Wahl eines geeigneten Werkzeuges alleine noch nicht zum Erfolg. Ein Intranet muss sorgfältig bedacht eingeführt werden. In diesem Beitrag zeigen wir auf, welche Aspekte es zu berücksichtigen gilt. Zudem finden Sie ein paar konkrete Tipps, mit denen Sie den Erfolg Ihres neuen Intranets noch schneller herbeiführen können.

Vorwort

Die Einführung einer Intranet-Lösung ist meist mit einem teilweisen Kulturwandel in einer Unternehmung verbunden und birgt neben unzähligen Chancen auch sehr viele Risiken. Dieser Artikel liefert Ihnen einige Punkte, die es bei der Intranet-Einführung zu beachten gilt. Er ist aber auch für alle Intranet-Benutzerinnen und -Benutzer wertvoll, die eine solche Einführung optimal unterstützen wollen.

Abgrenzung Intranet vs. Social Intranet

Es gibt vermutlich kaum noch Firmen, die eine klassische Intranet-Lösung suchen. Im modernen Intranet kommt man zusammen und tauscht sich aus. Klassische, ältere Intranet-Lösungen hatten dies kaum oder nur sehr umständlich unterstützt. Im Folgenden gehe ich von der Einführung eines Social Intranets aus, da wir eine Lösung, mit der sich die Mitarbeitenden nicht richtig austauschen können, ohnehin nicht implementieren würden.

Ein Intranet und eine Website haben nichts miteinander zu tun.

Gerade vor Kurzem erklärte mir ein Interessent, dass seine Website und sein Intranet zwingend auf dem gleichen System basieren müssten, weil damit dann wertvolle Synergien bei der Bewirtschaftung generiert werden könnten. Eine Website sollte zwar auch zu Interaktionen einladen, hat aber heute nichts mehr mit einer Intranet-Lösung zu tun. Dementsprechend braucht es für die Corporate Website und das Intranet auch komplett unterschiedliche Werkzeuge.

insign hat schon vor rund 10 Jahren beispielsweise für das Spital Bern oder bei der Belimo Automation AG Intranets eingeführt (bei Letzterem erinnern wir uns übrigens immer mit grosser Freude an die vor-Ort-Schulung in Shanghai!). Die heutigen Lösungen haben mit den damaligen aber nichts mehr zu tun. Wir führen heute auf Confluence, MangoApps oder Jive basierende Lösungen ein und begleiten diese, bis die kritische Masse die neuen Werkzeuge engagiert nutzt.

Erfolg und dessen Messbarkeit

Ein Intranet sollte erfolgreich in einer Unternehmung eingeführt werden, damit es genutzt wird und der angestrebte Mehrwert geschaffen werden kann. Der Erfolg lässt sich mit der Anzahl User messen, die das Intranet (für relevante Tasks) in einer bestimmten Quantität und Kadenz nutzen (konkret: wie viele User melden sich pro Tag mindestens einmal an?). Mit wachsender Benutzerzahl steigt der Wert der Lösung aber nicht linear, sondern exponentiell. Jeder weitere Zugang einer Benutzerin resultiert in einer Vielzahl an neuen Interaktionsmöglichkeiten.

Mit steigender Benutzerzahl nimmt der Wert des Intranets exponentiell zu.

Von der anderen Seite belichtet lässt sich sagen, dass einem Intranet ohne genügend Mehrwert die Benutzerinnen und Benutzer fernbleiben. Die Lösung dafür ist nun aber nicht, die Benutzung des neuen Werkzeugs zu befehlen. Die Generierung von kreativem Austausch und neuem Wissen kann nicht befohlen werden. Die dazu nötigen Motivationsfaktoren wollen wohl überlegt sein und differenziert eingesetzt werden.

Der mit steigender Benutzerzahl exponentiell wachsende Wert des Werkzeugs für alle Nutzerinnen und Nutzer liesse sich mathematisch abbilden, ist im Gesetz von Beckstrom aber eingängiger:

„The value of a network equals the net value added to each user’s transactions conducted through that network, valued from the perspective of each user, and summed for all.“

Wert des Intranets

Mit der Herleitung, dass möglichst viele User möglichst rasch das Intranet nutzen sollten, ist dieses aber noch nicht erfolgreich eingeführt. Die nächste Frage, die es zu beantworten gilt, ist, was eine Benutzerin für einen Vorteil hat, wenn sie das System nutzt.

Die Benutzung eines Intranets ist immer unternehmens-, kultur- und kontextabhängig. Es gibt keine Vorlage, wie ein Intranet ausschauen, aufgebaut oder eingeführt werden muss. Der für ein Unternehmen individuelle Kontext ist unter Berücksichtigung der vorherrschenden Kultur zu definieren. Während die Formulierung dieses Kontexts äusserst individuell ausfallen wird, bleiben sich die Gebiete, die ein modernes Intranet abdecken muss, immer in etwa gleich:

  • Inhalt, Information
  • Zusammenarbeit
  • Kommunikation
  • Aktivitäten
  • Kultur

„Seid kollaborativ!“ funktioniert genau gar nie.

Alle diese Bereiche sollten abgedeckt werden, wenn auch pro Firma sehr unterschiedlich. Etwas konkreter hilft ein Intranet bei der Bewältigung beispielsweise folgender Aufgaben:

  • Publizieren von Informationen der HR-Abteilung
  • Einreichen von Spesenabrechnungen
  • News zur Firma
  • News zu Veranstaltungen
  • Publikationen wertvoller Resultate aus Projekten
  • Dokumentation von Projekten
  • Know-how-Träger finden
  • Ideen kommentieren, kreieren und bewerten
  • Zeiterfassung
  • und vieles, vieles mehr

Zusammengefasst: Der Gesetzmässigkeit der exponentiellen Wertsteigerung durch zunehmende Benutzerzahl wegen müssen diese und andere Aufgaben mehr umgehend unter Verwendung des Intranets befohlen werden. Nichts einfacher als das, beispielsweise so: „Habt Freude am neuen Intranet!“, „Seid kollaborativ!“, „… und kreativ!“, „Tauscht euch aus!“ und dergleichen mehr.

Nein, klar, geht so nicht. Darum ein paar Worte zur Motivation.

Motivationsfaktoren

Wie in der BWL üblich macht es Sinn, auch hier die in- und extrinsischen Faktoren differenziert zu betrachten. Während die intrinsische Motivation von innen kommen muss, beispielsweise durch Freude und gänzlich ohne Druck von aussen, kann zur Steigerung der extrinsischen Motivation in bestimmten Bereichen auch etwas Druck aufgesetzt werden.

Die beiden Motivationstypen lassen sich in diesem Kontext nicht in richtig oder falsch klassifizieren. Es stellt sich viel mehr die Frage, wann welche Methode angewandt oder unterstützt werden muss – und wie das gezielt getan werden kann.

Unterschiedliche Aufgabentypen bedürfen unterschiedlichen Massnahmen zur Motivation.

Es ist dazu hilfreich, die oben genannten Beispiele in zwei Gruppen zu unterteilen, in algorithmische und in kreative Aufgaben. Algorithmische Aufgaben erfordern dabei kaum intensive Hirnleistungen. Das Ausfüllen von Spesenabrechnungen, das Abgeben der Wochenarbeitszeit und das Lesen von Informationen zum Unternehmen gehören dazu. Für die kreativen Aufgaben muss der Kopf aber frei sein. Nur so kann man aktiv an Diskussionen teilnehmen, seine eigene Meinung differenziert formulieren oder persönliche Werte verteidigen.

Die beiden nachstehenden Unterkapitel sind als Ganzes zu betrachten. Die erfolgreiche Intranet-Einführung wird nur dann funktionieren, wenn beide Aspekte Anwendung finden. Für die nachhaltige Ermutigung zur Intranet-Benutzung ist zu beachten, dass die Aufgaben-Typen mit den Motivations-Typen wie folgt korrelieren:

Aufgaben-ArtAufgaben-TypMotivation
Pflichtaufgabealgorithmischextrinsisch
freiwilligkreativintrinsisch

für algorithmische Aufgaben extrinsisch motivieren

Von beiden Aufgabenstellungen ist dies wohl die einfachere. Bieten Sie einfache Aufgaben, wie beispielsweise die Erfassung der Spesenabrechnung, nur noch via Intranet an. Kappen Sie alle alternativen Möglichkeiten. Und weil niemand auf seine Spesen verzichten will, hat man sofort die ersten Benutzer im Intranet. Ganz nebenbei sehen diese dann beispielsweise im Activity Stream, was es da eben sonst noch alles zu lesen gibt, so dass sie sich mehr und mehr mit dem neuen Werkzeug anfreunden werden.

Oder bieten Sie die wirklich coolen und spannenden Informationen rund um Ihre Firma nur noch im Intranet an, beispielsweise die Details zum nächsten Ski-Weekend.

Das Intra in Intranet ist nicht mit Inhouse zu verwechseln.

Wichtig ist, dass man ab dem Zeitpunkt, ab dem bestimmte Aktionen und Informationen nur noch via Intranet getätigt werden können, dieses allen Mitarbeitern zugänglich macht. Dabei heisst zugänglich:

  • vom Arbeitsplatz aus
  • von zuhause aus
  • von unterwegs (mobil)

Intranet-Lösung haben keine Chance, wenn wichtige Informationen nicht von allen Mitarbeitenden zum von Ihnen gewünschten Zeitpunkt abgerufen werden können. Es tönt sehr trivial, doch genau diesem Punkt ist zwingend genügend Beachtung zu schenken.

für kreative Aufgaben intrinsisch motivieren

Wissen und Kreativität entstehen nicht auf Befehl, sondern brauchen Raum und Zeit. Eine sinnvolle Möglichkeit zu zeigen, wie man in diesem Bereich das Intranet einsetzen will, ist es, vorzuleben, wie man es wünscht – mit gutem Beispiel vorangehen.

Es gibt keine allgemein gültigen Tipps, welche Bereiche ein Intranet abdecken muss. Gerne aber liste ich hier ein paar Beispiele, die Sie als Input sicherlich in der einen oder anderen Form gebrauchen können:

  • Akzeptanz-Workshops
    Binden Sie die künftigen Benutzerinnen und Benutzer von Anfang an mit ein. Stellen Sie die zu evaluierenden System vor, lassen Sie die Crew – wenn dies möglich ist – mit unterschiedlichen Systemen arbeiten und diese bewerten. Nehmen Sie sich die geäusserten Anliegen zu Herzen.
  • Das Management macht mit.
    Sorgen Sie dafür, dass auch mal der CEO und das obere Kader mitmischen. Bereits kurze Kommentare oder auch mal nur ein Bravo oder Danke können ungeheuerlich motivieren. Und wenn die Crew dann auch noch spürt, dass der Chef nicht nur mitzieht, sondern auch mitliest, bekommt das neue Intranet eine ganz neue Dimension.

Jede einzelne Benutzerin muss Spuren hinterlassen können.

  • Nachvollziehbarkeit
    Intranet-Benutzer müssen auf einen Blick sehen, was andere tun und getan haben, wenn sie das Intranet starten. Social Intranets bieten analog den öffentlichen sozialen Netzwerken häufig auch Follow-Features, damit Benutzer insbesondere diejenigen Mitarbeitenden „abonnieren“ können, die für ihr daily Business relevant sind. Richten Sie darum sinnvolle Activity Streams ein, lassen Sie Kommentare zu und verschicken Sie allenfalls sogar tägliche Intranet-Aktivitäts-Zusammenfassungen per E-Mail.
  • Community Management
    Sorgen Sie dafür, dass jemand das neue Netzwerk pflegt. Der Erfolg stellt sich schneller ein, wenn die entscheidenden Meinungsmacher das Tool akzeptiert haben und aktiv nutzen.
  • Büroplan mit Hobby-Karte
    Bilden Sie den Grundriss einer Büro-Etage ab und lassen Sie die Mitarbeitenden bei ihren Arbeitsplätzen eintragen, welchen Hobbys sie frönen. Auf diese Weise können neue Kontakte geknüpft und kann auch Wissen verteilt werden. Probieren Sie es!
  • Besondere Leistungen verdanken
    Richten Sie eine Art Hall of Fame ein, eine Seite, auf der besondere Leistungen verdankt werden. Viele Mitarbeiter freuen sich nicht nur, wenn sie darauf namentlich erwähnt werden, sondern setzen viel daran, auf die Liste zu kommen.

Anforderungen an die Lösung

Neben den Zielen und der Motivation ist das effektive Werkzeug natürlich ebenfalls sehr wichtig. Die folgenden Voraussetzungen sind unabdingbar:

  • einfache Bedienung möglich
  • effiziente Bedienung (wie schnell kann ein Blog gepostet, wie schnell eine Seite erfasst werden?) möglich
  • ansprechendes Layout
  • gut gewarteter Inhalt
  • funktionierende Applikationen
  • in die bestehende Umgebung bestens integriert

Geben Sie den künftigen Benutzerinnen und Benutzern auch eine Chance, sich mit dem neuen Werkzeug vertraut machen zu können. Viele Social Intranets bieten private Seiten zum Profil an. Das ist die optimale Spielwiese für Tests und den nicht todernst gemeinten Inhalt. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Crew keine Berührungsängste hat und zu Beginn mit dem Tool wild experimentieren kann.

Was also ist zu tun?

Verstärken Sie die guten Aspekte Ihres Intranets derart, dass die Vorteile der Nutzung die Hemmschwelle und den Aufwand des Kennenlernens des neuen Werkzeuges bei Weitem übersteigen. Definieren Sie sorgfältig ein paar Pflichtaufgaben und verknüpfen Sie diese gekonnt mit etwas extrinsischer Motivation. Überlegen Sie sich aber auch, wie Sie den Umgang mit dem neuen System vorleben und welche intrinsisch motivierenden Anreize Sie schaffen. Befehlen Sie keine Freude am neuen System, lassen Sie sie entwickeln.

Ein Intranet, das spürbaren Mehrwert bietet, generiert automatisch seinen Zustrom.

Sollten Sie bisher ein altes, nicht soziales Intranet im Einsatz gehabt haben, dann zelebrieren Sie öffentlich und nicht minder feierlich dessen Untergang, gerne auch mit einem Countdown. Illustrieren Sie, dass nicht einfach ein Substitut eingeführt wird, sondern eine neue Ära.

Abschliessend eine kompakte Checkliste für den gelungenen Start:

  • Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie Sie den Erfolg messen wollen.
  • Definieren Sie die Anwendungsfälle, die Sie mit dem neuen System möchten abdecken können.
  • Stellen Sie sicher, dass für alle fünf Bereiche Information, Zusammenarbeit, Kommunikation, Aktivitäten und Kultur mindestens etwas dabei ist.
  • Definieren Sie zu bewältigende Aufgaben und unterscheiden Sie diese nach den beiden oben erwähnten Typen.
  • Überlegen Sie sich konkrete, extrinsisch motivierende Anreize, wie beispielsweise das Gewinnen von Kino-Gutscheinen.
  • Halten Sie offiziell fest, welche Aufgaben Pflicht und welche freiwillig sind.
  • Überlegen Sie sich für die freiwilligen Aufgaben Folgendes: Was bringen diese dem Nutzer für Vorteile? Entspricht die Abwicklung der aktuellen Arbeitsmethodik und den zugehörigen Prozessen in Ihrem Unternehmen? Ist das von Ihnen angebotene System genügend einfach zu benutzen? Können Nutzer einen explorativen, spielerischen Ansatz erfahren? Sehen die Benutzer, was andere tun?
  • Definieren Sie den Community Manager personell. Vereinbaren Sie mit ihm/ihr Ziele und Deadlines.
  • Fragen Sie uns, wenn Sie nicht mehr weiter wissen.

Wir leben es hier @insign vor

Wir kennen nicht nur alle Produkte, die wir anbieten, aus eigener Hand, wir schlagen auch nur Lösungsmethoden und -ansätze vor, die wir selbst erprobt haben. Unser Intranet betreiben wir mit Confluence, kombiniert mit JIRA, das in Verbindung mit GreenHopper nicht nur als Projektmanagement-Werkzeug eingesetzt wird.

Vertrauen Sie uns: Es braucht weder Word noch Excel.

Alles, was bei uns eine grössere Halbwertszeit als einen Tag hat, fliesst bei uns ins Intranet. Von den einzelnen Marketing-Aktivitäten, über die Knowledge Base und die HR-Notizen zu Bewerbungsgesprächen bis hin zum firmeninternen Blog ist bei uns alles in Confluence zu finden. Auch wir mussten uns damals etwas vom Gedanken lösen, dass es Word und Excel braucht. Tut es nicht. Hat man solche Dinge dann einmal hinter sich, erstrahlt die Welt in leuchtenden Farben!

Von Philipp SprecherPhilipp Sprecher auf FacebookPhilipp Sprecher auf Google+Philipp Sprecher auf Twitter Autoren-Webseite anschauen

CEO @insigngmbh. Ich habe Freude an meiner Familie, meiner Unternehmung, daran, Dinge zu gestalten und ich liebe spannende Biografien und Menschen.

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