Viele Unternehmen erhalten Bestellungen noch immer per E-Mail mit PDF-Anhang. Was auf den ersten Blick harmlos klingt, bedeutet im Alltag oft viel manuelle Arbeit: PDF öffnen, Positionen prüfen, Artikelnummern suchen, Mengen kontrollieren, Liefertermine abgleichen und alles ins ERP übertragen.

Bei ASTORtec war genau das der Fall. Die B2B-Bestellungen kamen aus unterschiedlichen ERP- und Supply-Chain-Systemen der Kundschaft und waren entsprechend verschieden aufgebaut. Mal fehlten ASTORtec-Artikelnummern, mal mussten Mengeneinheiten umgerechnet, Verpackungseinheiten berücksichtigt oder Bestellkorrekturen erkannt werden.

insign hat dafür eine KI-gestützte Auftragserfassung entwickelt – mit der KI-Power von Evoya. Die Lösung liest PDF-Bestellungen mit KI-OCR aus, extrahiert die relevanten Daten, prüft sie anhand definierter Regeln und übergibt valide Bestellungen automatisch ans ERP. Nur wenn etwas unklar ist, bleibt der Auftrag zur manuellen Kontrolle zurück.

So wird aus einem mühsamen Backoffice-Prozess ein schneller, kontrollierter und weitgehend automatisierter Ablauf. Das spart Zeit, reduziert Fehler und zeigt, wie KI heute auch dort hilft, wo klassische Standardsoftware oft zu starr ist.