Die besondere Herausforderung lag in der extrem unterschiedlichen Struktur der eingehenden PDF-Bestellungen: verschiedene Kundenformate, kundenspezifische Artikelnummern, Mengeneinheiten, Verpackungseinheiten, Liefertermine und Korrekturen mussten zuverlässig erkannt und validiert werden.
Die KI-gestützte Auftragserfassung kombiniert deshalb (KI-)OCR, kundenspezifische Prompts, klare Validierungsregeln und eine ERP-Anbindung, damit Bestellungen entweder automatisch verarbeitet oder gezielt zur Prüfung zurückgehalten werden.
ASTORtec AG
Technischer Handel & Industriebedarf
Europa3000
September 2026
ASTORtec beliefert Kundinnen und Kunden aus Industrie und Bau mit Klebstoffen, Dichtungen, Rollenmaterial, Stanzteilen und weiteren technischen Produkten. Viele B2B-Bestellungen treffen per E-Mail mit PDF-Anhang ein – oft automatisch generiert aus den ERP- oder Supply-Chain-Systemen der Kundschaft.
Die Herausforderung: Diese Bestellungen sind sehr unterschiedlich aufgebaut. Je nach Kunde, System und Produkt enthalten sie andere Formate, Artikelnummern, Mengeneinheiten, Verpackungseinheiten, Liefertermine oder nachträgliche Korrekturen. Was für Menschen schon aufwendig ist, lässt sich mit klassischen Standardprozessen nur schwer zuverlässig automatisieren.
Früher mussten die Bestellungen deshalb manuell geprüft und ins ERP übertragen werden. Heute übernimmt eine KI-gestützte Auftragserfassung die Extraktion, Normalisierung, Prüfung und Übergabe ans ERP – automatisch, wenn alle Regeln erfüllt sind, oder mit gezielter manueller Kontrolle bei Unklarheiten.
Die eingehenden Bestellmails werden an die Evoya Order App weitergeleitet und dort schrittweise verarbeitet. Zuerst prüft die Lösung, ob es sich tatsächlich um eine Bestellung handelt. Anschliessend werden die PDF-Anhänge mit Mistral OCR (KI) ausgelesen, damit auch Tabellenstrukturen und Positionsdaten möglichst zuverlässig erhalten bleiben.
Die extrahierten Rohdaten werden danach durch KI interpretiert und strukturiert. Wo nötig kommen kundenspezifische Prompts zum Einsatz, die erklären, wie bestimmte Bestellformate zu lesen sind. So lassen sich auch individuelle Artikelnummern, abweichende Bezeichnungen oder spezielle Bestelllogiken korrekt zuordnen.
Bevor eine Bestellung ans ERP übergeben wird, greifen definierte Validierungsregeln: Mengen, Verpackungseinheiten, Liefertermine, Artikelzuordnungen und weitere Kriterien werden geprüft. Ist alles korrekt und für den Kunden freigegeben, wird die Bestellung automatisch in Europa3000 (ERP-System) angelegt. Gibt es Abweichungen, bleibt sie in der Evoya Order App zur manuellen Prüfung zurück – gezielt, nachvollziehbar und ohne unnötige Erfassungsarbeit.
Die KI-gestützte Auftragserfassung reduziert den manuellen Aufwand massiv. Bestellungen, die früher im Durchschnitt rund 10 Minuten Erfassungszeit benötigten – bei umfangreichen PDFs auch deutlich länger –, werden heute entweder automatisch verarbeitet oder in 1 bis 2 Minuten geprüft und freigegeben.
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler bei der manuellen Übertragung von Artikelnummern, Mengen, Preisen und Lieferterminen. Valide Bestellungen können direkt ins ERP übergeben werden, während nur noch jene Fälle Aufmerksamkeit benötigen, bei denen Regeln nicht erfüllt sind oder Informationen fehlen.
Zusätzlich bietet die moderne Weboberfläche der Evoya Order App einen schnellen und flexiblen Zugriff auf die relevanten ERP-Prozesse. So wird ein bewährtes ERP-System wie Europa3000 gezielt erweitert – mit KI-Speed, klaren Prüfregeln und einer Oberfläche, die den Arbeitsalltag spürbar vereinfacht.
Klassische ERP-Standardlösungen sind stark, wenn Prozesse klar strukturiert und Daten sauber vorbereitet sind. Bei ASTORtec liegt die Herausforderung aber genau dort, wo Standardsoftware oft an Grenzen stösst: unterschiedliche Kundenformate, unstrukturierte PDF-Bestellungen, individuelle Artikelnummern, Sonderregeln und viele unternehmensspezifische Ausnahmen.
KI kann solche Dokumente nicht nur auslesen, sondern inhaltlich interpretieren. Sie erkennt relevante Informationen, bringt sie in eine einheitliche Struktur und bereitet sie für die weitere Verarbeitung vor. Kundenspezifische Prompts helfen dabei, besondere Bestellformate gezielt zu verstehen, während feste Validierungsregeln sicherstellen, dass nur geprüfte Daten weiterverarbeitet werden.
Entscheidend ist die Kombination: KI für das Verstehen unstrukturierter Dokumente, eine moderne Webapplikation für Kontrolle und Bearbeitung sowie eine ERP-Integration für die automatische Übergabe. So entsteht keine isolierte KI-Spielerei, sondern eine produktive Lösung, die einen bisher mühsamen Prozess direkt im Tagesgeschäft verbessert.
Die Lösung ist nicht nur für ASTORtec relevant. Viele Unternehmen verarbeiten täglich E-Mails, PDFs, Bestellungen, Lieferscheine, Offerten oder Formulare manuell, weil die Daten zu unterschiedlich, zu unstrukturiert oder zu spezifisch für klassische Standardsoftware sind.
Genau hier eröffnet KI neue Möglichkeiten. Sie kann Informationen aus Dokumenten extrahieren, vereinheitlichen, prüfen und an bestehende Systeme übergeben – ohne dass dafür gleich ein neues ERP oder ein grosser Software-Rollout nötig ist.
Besonders spannend ist dieser Ansatz für Unternehmen mit gewachsenen Backoffice-Prozessen, vielen Sonderfällen oder branchenspezifischen Abläufen. Was früher zu individuell, zu aufwendig oder zu teuer für eine Automatisierung war, lässt sich heute mit KI, klaren Regeln und einer passenden Webapplikation pragmatisch lösen.
Ja. Eine KI-gestützte Auftragserfassung kann PDF-Bestellungen aus E-Mails auslesen, relevante Daten extrahieren, validieren und bei erfüllten Regeln automatisch an ein ERP-System übergeben.
Dann wird die Bestellung nicht automatisch verarbeitet, sondern zur manuellen Prüfung zurückgehalten. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter können die Daten kontrollieren, korrigieren und erst danach freigeben.
Ja. Die Lösung kann bestehende ERP-Systeme gezielt erweitern, ohne diese zu ersetzen. Über Schnittstellen oder passende Integrationen werden geprüfte Bestelldaten direkt ins ERP übertragen.
Sie lohnt sich besonders für Unternehmen, die viele Bestellungen, Offerten, Lieferscheine oder andere Dokumente per E-Mail und PDF erhalten und diese heute manuell erfassen oder prüfen müssen.
Ja. Kundenspezifische Prompts und Validierungsregeln helfen dabei, individuelle Artikelnummern, Mengeneinheiten, Verpackungseinheiten, Liefertermine oder Bestellkorrekturen korrekt zu erkennen und zu prüfen.
Nicht zwingend. Valide Bestellungen können automatisch verarbeitet werden. Bei Abweichungen, fehlenden Informationen oder nicht erfüllten Regeln bleibt die manuelle Kontrolle bewusst Teil des Prozesses.
