iPad-App für Aussendienstmitarbeitende

der Egli AG Import & Vertrieb

Ziele des Projekts

Unser Kunde, die Egli AG Import & Vertrieb, die Premium-Marken-Produkte aus den Bereichen Süss- und Spielwaren sowie Geschenkartikel importiert und schweizweit vertreibt, hat uns mit der Entwicklung einer iPad-App für ihre Aussendienstmitarbeitenden beauftragt. Bis anhin waren diese mit schweren Bundesordnern für die Produktpräsentation auf Papier sowie Unmengen an Karteikarten mit Kundeninformationen unterwegs. Damit war stets viel administrativer Aufwand verbunden, denn Prozesse und Schnittstellen funktionierten manuell.

Die iPad-App für die Aussendienstmitarbeitenden soll dank Automatisierung und Digitalisierung zu einer Effizienzsteigerung und Vereinfachung der Prozesse beitragen sowie eine attraktive, effiziente, aktuelle und moderne Produktpräsentation ermöglichen.

die Herausforderungen

Die iPad-App sollte sämtliche Aussendienstmitarbeiter-Werkzeuge, die es bisher nur auf Papier gab, sowie alle bisher manuell ablaufenden Prozesse und Schnittstellen ersetzen. Die Aussendienstmitarbeitenden sollten mit der iPad-App Termine mit Kunden vereinbaren, Produkte präsentieren, Bestellungen und Retouren erfassen sowie Tagesrapporte mit Spesenabrechnungen einreichen können – online und offline.

Zentral war selbstverständlich auch eine leichte, angenehme Bedienbarkeit der App sowie die attraktive Präsentation der Produkte, fokussiert auf das Wesentliche, aber dennoch mit allen Informationen, die für die Aussendienstmitarbeitenden relevant sind und in eine kompakte E-Commerce-Lösung gehören.

unser Lösungsansatz

Wir haben uns für eine Mobile Web App auf Basis von HTML5, CSS3 und JavaScript entschieden, kombiniert mit nativ entwickelten Elementen, die mithilfe von PhoneGap zu einer App zusammengeführt werden. Damit steht die App grundsätzlich für alle Devices und für verschiedene Betriebssysteme zur Verfügung (z.B. später auch für Android).

Nach einer Hardware-Evaluation wurde entschieden, alle Aussendienstmitarbeitenden einheitlich mit iPads auszustatten, so dass wir die App vom Design her für die hochauflösenden Retina-Displays optimieren konnten.

Die App ist in vier Bereiche unterteilt:

1) Produkte elegant präsentieren

Das so genannte Zeigebuch dient der Produktpräsentation für die Kunden. Der Aussendienstmitarbeiter geht mit seinen Kunden die Produktpalette durch oder ruft mithilfe der Suchfunktion bestimmte Produkte auf, macht auf Neuheiten oder Änderungen aufmerksam (die ihm entsprechend markiert angezeigt werden), erfasst unmittelbar Bestellungen und Retouren mit diversen Optionen und kann E-Mails mit Produktdetails und Bildern verschicken. Da die Preiskonditionen für alle Kunden hinterlegt sind, werden für jeden Kunden individuelle Preise angezeigt.

Bestellungen werden sofort über eine Schnittstelle zum Microsoft SQL-Server in der Zentrale der Egli AG übermittelt, sofern eine Verbindung zum Internet besteht. Im Offline-Modus wird die Bestellung zwischengespeichert, ist also dennoch gesichert und kann bei bestehender Verbindung übermittelt werden.

Die Egli AG hat überall Kunden – auch offline.

2) alle Kundendaten jederzeit verfügbar

Im Kundenbereich findet die Aussendienstmitarbeiterin alle relevanten Informationen über ihre Kundinnen, wie CRM-Einträge, Bestellungen, Kontaktpersonen und Termine. Kontaktdaten können von der Aussendienstmitarbeiterin jederzeit mutiert und Änderungen an den Kunden-Stammdaten der Zentrale gemeldet werden.

Auch Neukunden können vom Aussendienstmitarbeiter erfasst werden. Da neue Kundendaten erst nach einer Validierung in die Systeme der Egli AG aufgenommen werden, gelten für Neukundendaten und -bestellungen spezielle Regeln und Abläufe, die mithilfe der App sichergestellt werden.

Die iPad-App macht einen Laptop gänzlich überflüssig.

3) intelligentes Termin-Management

Auch die Termine mit den Kunden werden über die iPad-App verwaltet. Im Termin-Bereich werden den Aussendienstmitarbeitenden alle bestehenden Termine sowie überfälligen Termin-Vereinbarungen, die auf Basis des letzten Termins und einer beim Kunden hinterlegten Periodizität berechnet werden, angezeigt.

Die App ist mit der auf dem iPad installierten Kalender-App verbunden. Dadurch werden die Termine nicht in einem geschlossenen System gespeichert, sondern sind wie jeder andere Kalender überall einsehbar.

4) den Tag ohne Papierkrieg abschliessen

Am Ende eines Arbeitstages, gilt es, den Tagesrapport zu erfassen und allfällige Spesenabrechnungen zu machen. Das ist mit der iPad-App nun ein Kinderspiel.

Mit wenigen Handgriffen sind die notwendigen Daten, wie Tageskilometer, Spesenbeträge und -typen, verknüpft mit den Kundenbestellungen des gewählten Tages, sowie Notizen erfasst und an die Zentrale übermittelt.

weitere Details

  • Die App ist mit der Dropbox-App für das iPad verknüpft. In der Dropbox sind Produktvideos und andere Unterlagen abgelegt.
  • App-Updates und das Aufsetzen neuer iPads kann unser Kunde von A bis Z selber machen.
  • Die App ist auch über einen gewöhnlichen Desktop-Browser aufrufbar, so dass die Aussendienstmitarbeitenden von der Zentrale aus unterstützt werden können und das Zeigebuch auch für interne Mitarbeiter ohne iPad jederzeit zur Verfügung steht.
  • Die Verwaltung der App ist über ein normales Browser-Backend möglich. Hier können Feiertage definiert sowie Statistiken und Log-Daten der iPads eingesehen werden. Ausserdem werden die Texte der dreisprachigen App über dieses Backend verwaltet.
  • Das Zeigebuch sowie fast alle weiteren Bereiche und Funktionen stehen jederzeit auch offline zur Verfügung. Auch wenn also aus irgendeinem Grund keine Internet-Verbindung hergestellt werden kann, ist der Aussendienstmitarbeiter nicht blockiert, sondern kann wie gewohnt arbeiten.

Mit der Einführung der iPad App für Aussendienstmitarbeiter hat die Egli AG den Schritt von einem bewährten, aber schwerfälligen System hin zu einem modernen und dank Schnittstellen äusserst effizienten Setup gewagt. Statt mit Ordnern, Karteikarten und Post-its sind die Egli-Aussendienstmitarbeitenden heute mit eleganten Tablets beim Kunden vor Ort und damit anderen Marktteilnehmern einen grossen Schritt voraus.

Adieu Post-its und Bundesordner.
Hello Live-Daten!

P.S. Die Egli-Website unter www.egli-import.ch ist natürlich auch von uns!

Die innovative iPad-App bietet eine moderne Produktpräsentation und effiziente Prozesse für den Aussendienst der Egli AG.

Vom Verkauf über die Zeiterfassung bis hin zur Spesenabrechnung deckt die App alle daily Business-Aufgaben ab.