Flexible Geschäftsprozesse für Kunden der Avectris AG

Mandantenfähige Workflow-Management-Lösung mit Camunda und Magento

Ziele des Projekts

Avectris betreibt eine von uns entwickelte, auf Magento 2 basierende E-Commerce-Lösung, die ihren Firmenkunden zur Bestellung von Arbeitsgeräten und IT-Services im Geschäftsalltag dient. Unsere Magento 2-Lösung hat den bestehenden Shop abgelöst und um zahlreiche Funktionalitäten erweitert. Teil der Umsetzung war eine generelle Freigabefunktion für Bestellungen (vier-Augen-Prinzip).

Mit der Aufschaltung zusätzlicher Mandanten entstanden neue Anforderungen an die Freigabe-Workflows. Wo ein Unternehmen eine Bestellfreigabe durch den direkten Vorgesetzten vorsieht, benötigt ein anderes einen mehrstufigen Freigabeprozess via Management-Ebene. Die Einführung weiterer firmenspezifischer und flexibler Geschäftsprozesse (z. B. in Abhängigkeit vom Bestellwert, etc.) sollten jederzeit möglich sein.

Avectris wünschte sich eine agile Geschäftsprozess-Lösung, die sich nach Business Process Management Standards (BPMN 2.0) richtet, grafische Modellierung und Darstellung der Prozesse unterstützt und für jeden ihrer Kunden beliebig angepasst werden kann.

die Herausforderungen

Der bisherige, für alle Kunden einheitliche Freigabe-Workflow wurde direkt in Magento entwickelt. Schnell war klar, dass die neuen Anforderungen dort nicht sinnvoll umsetzbar sind: Die individuelle Entwicklung wäre zu aufwändig und Magento-Extensions mit dem geforderten Funktionsumfang sind nicht verfügbar.

Gemeinsam mit dem Kunden haben wir eine passende Workflow-Lösung evaluiert. Der Fokus lag dabei auf der vollständigen Integrierbarkeit in den von uns umgesetzten Webshop. Die BPM-Lösung soll im Hintergrund die Prozesse steuern, aber für die Shop-Benutzer und Administratoren grösstenteils unsichtbar sein.

unser Lösungsansatz

Unsere technologische Wahl fiel auf Camunda BPM. Eine quelloffene, hochwertige BPMN 2.0 Workflow-Engine, die in der Community-Edition frei verfügbar und auf Integrationslösungen spezialisiert ist.

Camunda-BPM-Lösung

Um die Machbarkeit zu bestätigen, prüften wir zuerst mit einem Proof of Concept die Schnittstellen zwischen Magento und Camunda BPM und legten so die optimale Vorgehensweise fest. So konnten wir Avectris bereits vor der eigentlichen Entwicklungsphase mittels eines Prototypen die Abläufe aufzeigen. Dies erwies sich in der Kommunikation und für das gemeinsame Verständnis als sehr hilfreich.

Die Umsetzung der Integrationspunkte erfolgte im anschliessenden Projekt. Die E-Commerce-Lösung bezieht die Benutzer- und Produktdaten aus der ITSM-Software Cherwell. Der Benutzer-Webservice wurde erweitert, um die notwendige Vorgesetzten-Hierarchie abzubilden.

Camunda BPM haben wir so in die Continuous-Integration-Umgebung (Jenkins, Ansible) eingebunden, dass Workflow-Anpassungen sehr schnell und ohne Down-Time der Shop-Lösung ausgerollt werden können. Als nächster Schritt steht die Implementierung eines automatischen Mandanten-Setup in Camunda an. Damit lassen sich die über 100 Mandaten in kürzester Zeit via Batch-Setup einrichten.

Die Benutzer sehen nichts von der Camunda-Oberfläche – alle Berührungspunkte wurden in Magento abgebildet, die Kommunikation zwischen den Tools erfolgt via REST-Schnittstelle im Hintergrund. Bei einer Bestellung zeigt der Shop das für den jeweiligen Mandanten gültige Workflow-Diagramm inklusive des aktuellen Freigabe-Status an. So kann der Besteller jederzeit in seiner Bestell-Historie in Magento sehen, wer als nächstes eine Freigabe machen muss.

Avectris-Bestellansicht-mit-WF-Diagramm – flexible Geschäftsprozesse modellieren

Aktueller-Workflow-2-stufig – flexible Geschäftsprozesse modellieren

Der Eskalationsmechanismus (standardmässig 1. Reminder, 2. automatische Ablehnung) ist Teil des BPMN-Workflows und lässt sich kundenspezifisch anpassen.

Die komfortable Stellvertreter-Regelung erlaubt es den Freigebern, während ihrer Abwesenheit eine zeitlich begrenzte Stellvertretung festzulegen, welche die Freigaben in diesem Zeitraum beantworten können.

Unseren Kunden stehen heute zwei moderne und agile Standard-Freigabe-Workflows mit Optionen zur Verfügung. Avectris verwaltet diese zentral. Die Kunden haben darüber hinaus die Möglichkeit, die Standard-Workflows an die eigenen Anforderungen anpassen zu lassen. So sind auch Anbindungen an externe Systeme denkbar – die Integration übernimmt unser Partner insign.

— Hansjürg Lehmann, Expert Application Consultant bei Avectris

Weitere Herausforderungen und Highlights

flexible Geschäftsprozesse digitalisieren

Der IT Full Service Provider Avectris setzt für das interne Beschaffungswesen seiner zahlreichen Firmenkunden auf eine durch uns entwickelte, massgeschneiderte E-Commerce-Lösung. Um die individuellen Kundenbedürfnisse abzubilden, haben wir den Magento-Shop mit der flexiblen Workflow-Lösung Camunda BPM ergänzt. Dies erlaubt den Firmenkunden, an die eigenen Prozesse angepasste Freigabe-Workflows nach BPMN2-Standard zu definieren.