Ist Arbeiten im Business-Umfeld ohne Windows möglich?

Heterogene Betriebssystemlandschaften sind heute weitaus denkbarer als noch vor ein paar Jahren, in der Praxis aber dennoch äusserst selten anzutreffen. Warum? Ist ein Arbeiten ohne Windows im Business-Umfeld überhaupt möglich? Dieser Artikel versucht die Frage zu beantworten und berücksichtigt an Stelle des Exchange Servers die Zimbra Collaboration Suite, mit welcher wirklich nur noch wenig Windows in Unternehmen übrig bleiben muss.

Wenn ich mit Kunden und Partnern spreche, dann wird sofort klar, dass sich trotz dem aktuellen Apple-Hype im Business-Umfeld nach wie vor wenig verändert hat: Mittlere und grosse Unternehmen setzen weiterhin ausschliesslich Windows ein und begründen den Einsatz damit, dass im Business-Umfeld auch alle Partner damit arbeiten würden, dass Windows im Firmenumfeld hinsichtlich den möglichen Einstellungen in Bezug auf die Benutzerverwaltung und Rechtevergabe flexibler sei und dass Apple-Computer sich nicht problemlos in bestehende Netzwerke eingliedern lassen würden. Dazu kommt, dass viele Software-Pakete mit fachspezifischen Programmen für Firmen nur unter Windows laufen und dass die PCs mit mobilen Endgeräten verbunden werden müssen, die ausschliesslich Windows unterstützen.

Über dieses Thema könnte ich nun viele, viele Seiten füllen. Dieser Blog-Beitrag soll aber in einer Zusammenfassung einen Überblick geben, welche Bereiche alternativ wie abgedeckt werden könnten. Zentral dabei ist der Einsatz von Zimbra anstelle eines Exchange-Servers. Informationen zu Zimbra finden sich hier: www.zimbra.com. Zimbra ist eine solide, gute, leider aber noch nicht sehr bekannte Lösung, welche darum auch kurz anhand der wichtigsten Funktionen vorgestellt wird.

Je nach Feedback und Kommentaren gehe ich gerne detailliert und sehr viel genauer auf einzelne Lösungsbereiche ein. Über entsprechende Rückfragen freue ich mich darum!

Dieser Artikel fokussiert indessen die alltäglichen Bereiche Kalender, E-Mails, Aufgaben, Kontakte, Word- und Excel-Files des Office-Pakets und leitet her, ob ein Arbeiten ohne Windows im professionellen Umfeld bereits möglich ist.

Bei insign pflegten wir viele Jahre eine reine Windows-Kultur, haben diese aber in den letzten Jahren geöffnet und überlassen es nun den einzelnen Mitarbeitenden, zu entscheiden, auf welchem System sie arbeiten wollen. Es sind insbesondere drei Systeme, die nun im Einsatz sind: Auf Platz 1 ist nach wie vor Windows, bei uns eine bunte Mischung aus XP und Vista. Es gilt dabei lediglich die eine Regel, dass bei jedem Windows-PC 4GB RAM installiert sein müssen. Windows braucht möglichst viel RAM, unterstützt aber auch nicht mehr und kostet so unter Berücksichtigung der Opportunitätskosten für Wartezeiten sicherlich massiv weniger. Auf Platz 2 kommt dann Ubuntu, Linux, das insbesondere von Entwicklern und allen voran von unserem CTO eingesetzt wird. Und dann gibt’s noch zwei Mac-Systeme, beide natürlich mit der aktuellsten Leopard-Version. In Bezug auf die mobilen Endgeräte haben wir zurzeit noch keinen Firmenstandard und jeder managed dies seinen Bedürfnissen entsprechend.

Geht es ohne Exchange-Server?

Ja. Mit alternativen Lösungen funktioniert’s in einer heterogenen Systemlandschaft sogar noch besser: Wir setzen für alle Mitarbeitenden die Groupware-Lösung Zimbra ein. Zimbra nennt sich selbst die Messaging- and Collaboration-Lösung der nächsten Generation und hat wirklich einiges zu bieten: Zimbra gibt’s als Desktop-Versionen für die Betriebssysteme Windows, Mac und Linux. Über eine hervorragende Lösung kann Zimbra komplett im Browser bedient werden und ist mit schnellen Browsern wie dem Safari 4 dabei sogar schneller als die Desktop-Variante. Zimbra kann im Hosting-Modell betrieben werden, so dass es keinen zusätzlichen System-Administrator zur Pflege von Zimbra in der Firma braucht. In Zimbra werden wie in Outlook die Bereiche E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Kalender vollumfänglich abgedeckt. Dabei sind im Business-Umfeld unverzichtbare Funktionen wie beispielsweise die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden und Sitzungsräumen elegant integriert. Mit wenigen Mausklicks können auch Konnektoren für Outlook und iSync installiert werden, damit auf den betriebssystemeigenen Komponenten die Informationen synchron vorhanden sind. Für den jeweiligen Initial-Import aus den zu ersetzenden Systemumgebungen bietet Zimbra eine Reihe von Tools an, sei’s für den Import ab Exchange oder ab Lotus Domino.

Zimbra ist noch nicht sonderlich bekannt im Business-Umfeld, obschon Zimbra bereits mehr als 60’000 Firmenkunden zählt. Mit dem Einsatz von Zimbra kann man sich in Bezug auf die oben genannten Themenbereiche in einem Schlag von der Bindung an Windows, insbesondere an Outlook, trennen.

E-Mails verwalten

In der beschriebenen Lösung mit Zimbra werden alle gängigen Funktionen eines guten Mail-Programmes abgedeckt. Ob dies nun terminierte Auto-Responder sind, Filter-Regeln für das effiziente Ablegen von eingehender Post oder das Pflegen unterschiedlicher Identitäten, Zimbra lässt nichts missen. Damit die E-Mails auch auf mobilen Endgeräten zur Verfügung stehen muss nicht einmal zwingend synchronisiert werden. Je nach Gerät und Typ des Abonnements kann direkt auf Zimbra zugegriffen werden.

Für den Einsatz in Windows steht der Outlook-Connector zur Verfügung, der grundsätzlich richtig funktioniert, sehr selten aber gemäss meiner Erfahrung plötzlich und grundlos mit der Synchronisation streikt, weil er sich irgendwie verheddert hat. Eine solche Verhedderung ist dann aber einfach zu lösen: Via Systemsteuerung – Mail ein neues Profil mit Zimbra einrichten und schon werden alle Daten erneut und dann immer korrekt ins Outlook hineinsynchrsonisiert. Der Outlook-Connector synchronisiert alle Informationen zu E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakten. Am Rande bemerkt: Bei uns traten die Synchronisationsprobleme nur bei mir auf, bei einem also, der fast alle 30 Minuten einen Kalender-Eintrag hat. Unter Mac kann in Mail der Zimbra-Account als IMAP-Account eingerichtet werden und sofort werden alle Nachrichten optimal synchronisiert. Linux-Anwender arbeiten direkt mit der Desktop-Version von Zimbra oder im Browser.

Termine verwalten (Kalender)

Für Windows gilt das Gleiche, was oben gerade beschrieben wurde: Mit dem Outlook-Connector hat man die Daten bereits in Windows. Da eine Exchange-Unterstützung unter Mac erst auf September angekündigt ist, muss man hier auf die CalDAV-Integration im iCal zurückgreifen. Das ist nicht unelegant, bringt aber das Problem mit sich, dass einem im iCal direkt die Verfügbarkeiten von Mitarbeitern und Räumen nicht zur Verfügung stehen. Termine mit Einladungen an bestimmte Personen sind darum am besten in Zimbra, sei’s im Browser oder mit dem ZimbraDesktop, zu erfassen. Die Synchronisation mit CalDAV indessen funktioniert einwandfrei. Am Rande bemerkt unterstützt iCal keine Kategorien von Kalendereinträgen und führt nicht Buch darüber, wo ein Termin (besetzt, abwesend, frei, …) stattfindet. Zimbra unterstützt und synchronisiert beides. Für eine angenehme Darstellung in iCal (die auch unter Outlook nicht weniger angenehm ist) sollte man daher verschiedene Kalender benutzen.

Kontakte verwalten

Auch hierfür reicht für normale Business-Anforderungen Zimbra an und für sich bereits aus. Trotzdem kommt das Bedürfnis unumgänglich, die Daten auch lokal zu besitzen, damit diese beispielsweise auch aufs Telefon synchronisiert werden können. Unter Windows ist’s einmal mehr der Outlook-Connector. Unter Mac hilft der iSync-Connector, mit dem alle Kontakte periodisch abgeglichen werden können. In allen Systemen und über alle Systeme hinweg funktioniert auch die Übertragung von Bildern oder Logos zu einzelnen Kontakten einwandfrei.

Aufgaben verwalten

Aufgaben lassen sich über die beiden erwähnten Schnittstellen in Windows und Mac synchronisieren und direkt (z.B. für Linux-User) in Zimbra bearbeiten.

Nach Elementen suchen

Zimbra unterstützt eine eigene, schnelle und gut parametrisierbare Suche. Synchronisierte Daten können in den entsprechenden Programmen wie Outlook, Mail, iCal und anderen mehr wie gewohnt gesucht und gefunden werden.

Synchronisation mit einem mobilen Endgerät

Die Palette an mobilen Endgeräten ist natürlich sehr vielfältig. Da im Business-Umfeld zurzeit vorwiegend Mobiltelefone mit dem Betriebssystem Windows mobile im Einsatz sind, muss hier erwähnt werden, dass dieses von Zimbra ab Version 5 via ActiveSync unterstützt wird. Doch auch andere Geräte wie Palms, Nokias mit Symbian oder Motorolas mit Java werden unterstützt.

Ich selbst nutze die Zimbra-Mobile-Erweiterungsoption und ein iPhone. Damit kann im iPhone ein Exchange-Konto mit den Zimbra-Daten eingerichtet werden. Das iPhone meint nun, es sei wirklich ein Exchange-Konto und reagiert auch genau gleich, sprich, die Mails, Termine und Kontakte sind via Push-Mechanismus jederzeit in Sekundenschnelle verfügbar. Und das ist wirklich ein grosser Komfort: Termin-Einladungen kommen direkt, wie z.B. eine SMS, auf den Screen, der Kalender ist immer aktuell und eine Synchronisation mit iTunes für die hier beschriebenen Komponenten entfällt komplett.

Am Rande erwähnt: Ich arbeitete einige Jahre mit Windows mobile-basierten Handys und bin einfach nur glücklich, dass ich mich nicht mehr täglich mit unfertiger Software herumschlagen muss.

Word- und Excel-Files ohne Windows?

Mit den Formaten .docx und .xlsx sollte der Standard ja so geöffnet worden sein, dass diese Dokument-Typen mit beliebigen Programmen bearbeitet werden können. Bei insign haben wir Standard-Dokumente mit Elementen, die dann auch wirklich von jedem Programm müssten gelesen werden können: Tabellen, Kopf- und Fusszeilen und ein paar Absatzformate. Doch öffnet man nun beispielsweise ein Word-File, das unter Word 2007 (also aus dem Office 2007-Paket) erstellt wurde mit Word 2008 für Mac, so wird dieses an anderen Stellen umgebrochen und sieht nicht genau gleich aus. Oder stimmt man beispielsweise ein Excel- und Word-File unter Windows aufeinander ab, so dass man eine Tabelle ins Word-Dokument kopieren kann, die dann exakt die richtigen Masse in Bezug auf die einzelnen Spaltenbreiten enthält, so sind diese Breiten unter Windows und Mac überhaupt nicht gleich.

Total verloren ist das Word-File dann in OpenOffice, welches beispielsweise auf einem Linux-System betrieben wird. OpenOffice rendert das File dann so schlecht, dass dieses auch nicht mit wenigen Handgriffen in den richtigen Shape gebracht werden kann.

Hier wird’s mit der heterogenen Systemlandschaft darum etwas schwieriger. Wir prüfen zurzeit andere open-document-Formate, haben aber hier noch keine elegante Lösung finden können. Für die wichtigsten Vorlagen haben wir darum eine Windows- und Mac-Version erstellt, die dann aber wirklich nur mit dem einen oder anderen System bearbeitet werden sollte, damit die Darstellung stimmt.

Das Lesen von diesen Dateien ist indessen – mal von der jeweils völlig korrekten Darstellung gemäss Urheber abgesehen –problemlos möglich.

Fazit

Ein Leben ohne Outlook ist nicht nur möglich, sondern sehr viel angenehmer. Der Betrieb von heterogenen Betriebssystemen in einer Unternehmung ist ebenfalls möglich und in Bezug auf E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben kein Problem. Für alle die Mitarbeitenden, die aber mit Windows und Excel täglich arbeiten müssen, ist meiner Meinung nach aber ein Windows nur bedingt vermeidbar, nämlich dann, wenn man für andere Programme optimierte Vorlagen zur Verfügung stellt. Lustig dabei ist, dass im Vergleich zu Windows Word 2007 das Mac Word 2008 bereits ein anderes Programm ist und eine andere Vorlage bedingt. Dabei müsste man dann bei OpenOffice von einer ganz extrem anderen Vorlage sprechen, da diese Engine .docx nochmals vollkommen anders rendert.

Für die Word- und Excel-Cracks ist darum ein virtuelles Windows oder ein Remote-Zugang zu einem Windows-Server wohl nach wie vor unumgänglich – leider. Von allen oben beschriebenen Aufgabenbereichen scheint dies an und für sich der unkomplizierteste zu sein, was immerhin die Hoffnung bestehen lässt, dass Microsoft das Problem, wenn auch nur firmenintern, wird beheben können.

Fragen

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CEO @insigngmbh. Ich habe Freude an meiner Familie, meiner Unternehmung, daran, Dinge zu gestalten und ich liebe spannende Biografien und Menschen.

Kommentare (5)

  1. Unsere Desktop-Lanschaft bei insign hat sich in den letzten Jahren ziemlich verändert. Wo früher 100% Windows im Einsatz war, haben wir jetzt ca. 35% Linux, ca. 10% Mac, 55% Windows.

    Gerade unter Linux lässt sich das MS Office-Problem einigermassen mit Wine in den Griff kriegen – dieser Emulator vermag die MS Office Programme auf Linux-Desktops zu starten, ohne dass ein komplettes virtuelles Windows im Hintergrund laufen müsste.

    Oder dann eben grad mit OpenOffice / Open Document Format – min. für neu anzulegende Dateien.

    • Besten Dank für das Feedback.
      Natürlich habe ich auch weitergehendes Wissen, bin ja tiefer in die Materien eingetaucht, als ich dies in einer Übersicht wiedergeben kann, ohne einen kleinen Roman zu schreiben. Sagen Sie mir doch, welchen Aspekt Sie besonderes interessiert, dann führe ich dies in einem zusätzlichen Blog-Beitrag gerne etwas genauer aus. Besten Dank.

    • Und auch dem Micha besten Dank. Ja, das Fazit in wenigen Worten ist: Ein Leben ohne Outlook ist möglich, meiner Meinung nach auch sehr viel angenehmer, aber ganz ohne Windows geht’s (noch) nicht. Hoffentlich leben dann halt eben unsere Kinder mal dll-frei!

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