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interne Prozesse mit der Online-Lösung verschmelzen
Dank dieser hochgradig individuellen Lösung der insign gmbh ist es für die Mitarbeitenden der ZHAW nun Klacks, die Praktika ihrer Studierenden online zu verwalten.
Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ZHAW
Bildung
16. Dezember 2013
Bereits im Jahr 2010 haben wir für das Departement Soziale Arbeit der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ZHAW einen Online-Stellenmarkt für Praktika realisiert. Unter der Adresse http://praxismarkt.zhawsozialearbeit.ch/ können Organisationen, die Praktika anbieten, Stellen ausschreiben und online verwalten. Studierende können nach einem geeigneten Praktikum suchen und sich online bewerben. Diese Lösung hat sich so gut bewährt, dass auch andere ZHAW-Departemente darauf setzen wollten. Gleichzeitig sollte die Lösung so erweitert werden, dass sie noch besser in die internen Prozesse eingebunden ist, den Werdegang und die Ergebnisse eines Studierenden dokumentiert und die Betreuer optimal bei ihrer Arbeit unterstützt.
Bis anhin hatte jedes der sechs Departemente seine eigene Art und Weise, wie Praktikumsstellen verwaltet und an die Studierenden vermittelt werden. Neu sollten alle Departemente ein gemeinsames Online-Werkzeug haben, das dennoch die individuellen Anforderungen der einzelnen Departemente berücksichtigt. Gleichzeitig sollten die relevanten Informationen über einen Studierenden, die teilweise in anderen Systemen lagern und verwaltet werden, zentral zur Verfügung stehen. Zusätzlich sollten Arbeiten, die bisher manuell passierten, möglichst weitgehend vom System unterstützt werden, so dass ein Effizienzgewinn möglich ist und die Datenqualität steigt.
Die erste Herausforderung lag demnach darin, die Bedürfnisse der insgesamt sechs Departemente auf einen Nenner zu bringen, ohne wichtige Anliegen zu ignorieren. Die zweite Herausforderung war, die neue Lösung auf einer technischen Basis zu realisieren, die erstens alle Anforderungen erfüllt und zweitens so flexibel gestaltet ist, dass das System anpassungsfähig und gleichzeitig wartungsfreundlich bleibt.
Alles aus einem Guss – keine Tool- und Werkzeugschlachten mehr.
Die Anforderungen haben wir in Workshops mit den einzelnen Departementen erarbeitet, konsolidiert und abgestimmt. Da es sich um Anforderungen handelt, die nicht mit einer Standard-Lösung sinnvoll realisiert werden können, sollte eine Individuallösung umgesetzt werden, als dessen Basis wir uns für das Framework TYPO3 Flow entschieden haben. Dieses moderne Framework ermöglicht bestens skalierbare, stabile und sichere Web-Lösungen. Da die ZHAW für ihre anderen Web-Lösungen auf TYPO3 CMS setzt, lag diese Wahl zusätzlich nahe.
Weil die Hoheit für die Studenten- und Organisations-Daten im Microsoft Dynamics CRM der ZHAW liegt, realisierten wir eine SOAP-Schnittstelle, die für einen sauberen Datenaustausch sorgt. Zu diesem Zweck haben wir die TYPO3.Soap-Extension für die neueste Flow-Version fit gemacht.
Im Rahmen eines Praktikums wird ein Student einem Mentor (ZHAW-Mitarbeiter, der den Studierenden unterstützt) und einer Praxisorganisation zugewiesen. Zu jedem Praxisverhältnis gibt es weitere Daten wie Start- und Enddatum, Abgabetermine und schlussendlich die im Praktikum erlangte Note. Das zu entwickelnde Tool muss alle diese Informationen zentral zusammenführen und so aufbereiten, dass sie die tägliche Arbeit der Betreuer optimal unterstützt. So können Datentabellen mit Hilfe von datatables.js (http://www.datatables.net/) sortiert und gefiltert werden. Mittels DQL-Generator können diverse Reports generiert werden. Besonders nützlich sind auch Serienbrieffunktionen: auf Knopfdruck werden Word-Files, PDF-Dateien oder E-Mails auf Basis von Vorlagen, die ein Admin selber verwalten kann, generiert. Um sicherzustellen, dass man als Benutzer nur auf die Daten Zugriff hat, die zum eigenen Departement gehören, haben wir eine Benutzerverwaltung in TYPO3 Flow realisiert. Es können verschiedene Rollen (Superuser, Admin, Employee, Visitor) mit unterschiedlichen Rechten verwaltet werden.
Unsere ausgeklügelte Individuallösung hat die Handhabung über die Departemente vereinheitlicht und dank vieler praktischer Features die Arbeit der Betreuer effizienter gemacht. Während früher zahlreiche Tools und Werkzeuge verwendet und Redundanzen in Kauf genommen wurden, kommt heute alles aus einem Guss. Und unsere TYPO3 Flow Individuallösung ist selbstverständlich jederzeit erweiterbar. Auch zusätzliche Departemente können mit wenigen Handgriffen aufgenommen werden. Eine zukunftsgerichtete Individuallösung aus dem Hause insign.
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